Page 36 - Schutzkonzept des BSV NRW

Betriebssport in NRW

Verband für Gesundheits-, Freizeit- und Breitensport

Verpflichtung zum vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten

Abfrage und Archivierung der erweiterten Führungszeugnisse

• Der Verband legt einen Ordner für Formblätter an, auf denen die Einsicht in die Führungszeugnisse
dokumentiert wird.
• Für jede im Verband tätige Person die ein erweitertes Führungszeugnis vorlegt, wird ein Formblatt
angelegt (sie Formblätter „Selbstauskunft- erwFZ).
• Das erweiterte Führungszeugnis wird nach Einsichtnahme durch die beauftragte Person des
Verbandes, an die vorlegende Person, im Original wieder ausgehändigt. Der Verein fertigt keine Kopie
des erweiterten Führungszeugnisses an.
• Die Formblätter werden datenschutzkonform unverzüglich vernichtet, wenn die Tätigkeit nicht
aufgenommen wird; im Übrigen spätestens sechs Monate nach Beendigung der Tätigkeit.
• Der Verband gibt einen Rhythmus von 5 Jahren vor, in dem die erweiterten Führungszeugnisse erneut
vorgelegt werden müssen. Die Formblätter werden nach Kalenderjahr mit Registerblättern getrennt.
Somit ist es möglich, lediglich einmal jährlich nachzusehen, welche Mitarbeitenden ihr
Führungszeugnis erneut vorlegen müssen.

Durchführung und Dokumentation der Einsichtnahme in erweiterte Führungszeugnisse

Vorname/Nachname: ____________________________________________________________

Anschrift: ____________________________________________________________

Geburtsdatum: ____________________________________________________________
Ich bin durch den Verein e. V. beauftragt worden, Einsicht in die erweiterten Führungszeugnisse der
Personen im Verein zu nehmen, die mit der Beaufsichtigung, Betreuung, Erziehung oder Ausbildung von
Kindern und Jugendlichen beauftragt sind oder vergleichbare Kontakte zu Kindern und Jugendlichen im
Verein haben. Zu meinem Aufgabenkreis gehört die entsprechende Dokumentation der Einsichtnahme.
In diesem Zusammenhang erhalte ich Kenntnis von äußerst sensiblen Daten. Mir ist bewusst, dass die
Kenntnisnahme der Inhalte eines erweiterten Führungszeugnisses durch Unbefugte schwere
Beeinträchtigungen und Schäden bei den betroffenen Personen verursachen kann.
Vor diesem Hintergrund verpflichte ich mich gegenüber dem Verein, alle mir im Rahmen dieser Tätigkeit
bekanntgewordenen Tatsachen und Informationen streng vertraulich zu behandeln und nicht unbefugt
an Dritte weiterzugeben.
Diese Verpflichtung gilt auch über das Ende meiner Beauftragung hinaus.
Wenn sich aus einem vorgelegten erweiterten Führungszeugnis ergeben sollte, dass die betroffene
Person wegen einer der in § 72a Absatz 1 SGB VIII genannten Straftaten rechtskräftig verurteilt wurde,
dann informiere ich unverzüglich den Vorstand gemäß § 26 BGB des Vereins darüber. Gleiches gilt für
den Fall, dass das erweiterte Führungszeugnis eine rechtskräftige Verurteilung wegen einer anderen
Straftat ergibt, die in ähnlicher Weise einer Tätigkeit im Zusammenhang mit der Beaufsichtigung,
Betreuung, Ausbildung oder Erziehung von Minderjährigen entgegen stehen könnte.
Mir ist bekannt, dass ich keine Kopien der vorgelegten Führungszeugnisse anfertigen werde, weder in
papiergebundener noch in digitaler Form, und die Vorgaben für den Umgang mit der Dokumentation
beachten werde.

______________________ ______________________
Ort und Datum Unterschrift

Entstanden im Projekt Schutzkonzepte im Ehrenamt | Universitätsklinikum Ulm & Deutsche Sporthochschule Köln,
2023 | gefördert vom Bundesministerium für Familie, Senioren Frauen und Jugend
Vertraulicher Umgang - erwFZ - BSV NRW, Stand 2024