Wer darf eigentlich NICHT Datenschutzbeauftragter sein?

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 06.06.2023 entschieden, dass ein Betriebsrats-Vorsitzender nicht gleichzeitig auch Datenschutzbeauftragter (DSB) sein darf (BAG, Urteil vom 06.06.2023, Az.: 9 AZR 383/19). Das BAG hat die Frage vor seiner Entscheidung dem EuGH vorgelegt und der hat sich zu diesem Thema auch klar geäußert.

Begründung

Laut EuGH kann eine Person in einem Unternehmen nicht gleichzeitig DSB sein und über die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheiden. Dann wäre eine wirksamer Datenschutzkontrolle durch den DSB nicht mehr möglich, er würde sich ja selber kontrollieren.

Das BAG hat in seiner Begründung festgestellt, dass zumindest der Betriebsrats-vorsitzende im Zusammenhang mit seiner Funktion im Betriebsrat über Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheidet. Somit ist diese Funktion (DSB) nicht mit der Funktion des Betriebsratsvorsitzenden vereinbar und eine Benennung kann daher widerrufen werden.

Welche Auswirkungen hat dieses Urteil?

Alle Unternehmen, bei denen die leitenden Personen der Mitbestimmungsorgane (Betriebs- oder Personalrat) auch gleichzeitig als DSB berufen sind, sollten diese Person dringend abberufen. In diesen Fällen besteht laut dem Gericht KEINE erforderliche Voraussetzung.

Auch wenn das BAG die Frage, ob ein normales Betriebsratsmitglied DSB sein darf bewusst offen gelassen hat, ist unsere Auffassung, dass dieser Zustand auf Dauer auch keinen Bestand haben wird. Deshalb meine Empfehlung, diese Funktionen alsbald zu trennen.

Wer darf noch kein DSB sein?

Durch den job-bedingten Interessenskonflikt scheiden folgende Personengruppen per Definition von vorne herein aus:

• Geschäftsführer
• Vorstände
• IT-Administratoren
• Prokuristen
• sowie Anwälte des Unternehmens

Die o.g. Personen handeln in eigenem Interesse für das Unternehmen. Der DSB sollte hingegen frei von Interessenskonflikten und unabhängig sein, um das Ergebnis datenschutzrechtlicher Vorfälle nicht zu „verfälschen“ und somit nicht sich selbst zu kontrollieren.

Die DSGVO und Cookies

Immer wieder kommt es zu Anfragen zum Thema Cookies und DSGVO. Teilweise durch übermotivierte Datenschutzbeauftragte, teilweise auch durch die Berichterstattung. Im folgenden sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

EuGH Rechtsprechung

Explizit wird das Thema Cookies in der DSGVO nicht genannt. Die Verordnung trifft keine Regelung zum Thema Cookie-Hinweis und -Datenschutz. Der EuGH hat das Thema zuletzt am 1. Oktober 2019 behandelt. In seiner Entscheidung urteilte er, dass, sofern das Cookie nicht unbedingt erforderlich ist, eine ausdrückliche Cookie-Einwilligung seitens der Webseiten-Betreiber eingeholt werden muss.

Was ist zu beachten?

Gemäß der DSGVO können personenbezogene Daten neben dem Einverständnis auch zum Zwecke der Direktwerbung auf der Rechtsgrundlage des "berechtigten Interesses" verarbeitet werden. Die Abwägung im Einzelfall muss sich ausserdem am Grundsatz der Datensparsamkeit ausrichten. Daten dürfen daher nur erhoben werden, wenn sie zur Erreichung eines bestimmten Zweckes notwendig sind.

Bei der Benutzung von Tracking und / oder Targeting Cookies (z.B. für Reichweitenanalyse oder ähnliches) ist nach Ansicht der deutschen Aufsichtsbehörden regelmäßig eine Einwilligung in die konkrete Datenverarbeitung erforderlich.

Neben dem sog. Cookie Banner, welches explizit zur Einwilligung benutzt wird muss auch in der Datenschutzerklärung auf der Webseite eine Erklärung erfolgen. Hierbei ist es seht wichtig, dass sowohl im Cookie Consent Tool als auch in der Datenschutzerklärung sehr ausführlich beschrieben wird, welche Daten zu welchem Zweck erhoben werden.

Ganz wichtig ist der Punkt, dass vor der Zustimmung noch KEINE Daten erhoben werden dürfen (Ausnahme sind die unbedingt erforderlichen Cookies).

Zusammenfassung

• Nicht für alle Cookies wird eine Einwilligung benötigt.
  Session-Cookies, Cookies für Logins oder Warenkörbe, die keine personenbezogene Daten weitergeben (technisch notwendige Cookies), sind vom berechtigten Interesse abgedeckt.
• Tracking und Werbe-Cookies, vor allem von Drittanbietern benötigen eine Einwilligung
  Das sind vor allem Cookies, die für die eigentlichen Funktionen der Webseite nicht zwingend notwendig sind und die Daten dann ggf. mit anderen Daten und Diensten verknüpfen.

Allgemeine Erlaubnistatbestände

Allgemeine gesetzliche Erlaubnistatbestände für die Verarbeitung personenbezogener Daten ergeben sich aus Art. 6 Abs. 1 lit. b-f DSGVO. Hiernach dürfen personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet werden

• zur Erfüllung vertraglicher- und vorvertraglicher Pflichten ( Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),
• zur Erfüllung rechtlicher Pflichten ( Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO),
• zum Schutz lebenswichtiger Interessen ( Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO),
• zur Wahrnehmung öffentlicher Interessen und zur Ausübung öffentlicher Gewalt ( Art. 6

  Abs. 1 lit. e DSGVO) sowie

• zur Wahrung berechtigter Interessen ( Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Zur Rechtfertigung der Datenverarbeitung zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO muss der Verantwortliche prüfen und sicherstellen, dass die Datenverarbeitung zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Der Umfang zulässiger Verarbeitungsvorgänge ergibt also insbesondere aus der vertraglichen Leistungsbestimmung.

Die Verarbeitung im berechtigten Interesse des Verantwortlichen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfordert, dass diese erforderlich ist und keine berechtigten Interessen der betroffenen Personen entgegenstehen. Bei dieser Interessenabwägung sind Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der Betroffenen zu berücksichtigen. In Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ist jetzt ausdrücklich geregelt, dass bei der Verarbeitung personenbezogener Daten von Kindern deren Interessen in besonderem Maße zu berücksichtigen sind.

Aus Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und dem Erwägungsgrund 47 ergeben sich die Kriterien der angemessenen Beziehung zwischen dem Verantwortlichen und dem Betroffenen sowie der Vorhersehbarkeit der Datenverarbeitung für den Betroffenen. Soweit daher z.B. eine gewachsene Kundenbeziehung zwischen Verantwortlichem und Betroffenen besteht, sind allgemein übliche Datenverarbeitungen leichter zu rechtfertigen. Auch nach der neuen Rechtslage wird es aber auf eine Prüfung und Bewertung des konkreten Verarbeitungszusammenhangs im Einzelfall ankommen.

Verhaltensmaßnahmen im Datenschutz

• keine verfänglichen Gespräche in der Öffentlichkeit 

• Auskünfte am Telefon erst erteilen, wenn das Gegenüber identifiziert und berechtigt ist 

• Wenn Faxe gesendet werden, die Zielnummer prüfen 

• kein Schriftgut in öffentlichen Bereichen liegen lassen 

• Schriftverkehr und wichtige Dokumente gehören nachts unter Verschluss 

• keine Weitergabe von Passwörtern an andere Personen

• private von dienstlichen Passwörtern trennen 

• keine Weitergabe von Schlüsseln, für die Sie verantwortlich sind 

• keine Schriftstücke, Akten oder Computer sichtbar im Fahrzeug liegen lassen 

• das „clean desk“ Prinzip ist zu beherzigen 

• Sobald man den Schreibtisch verlässt, ist der Bildschirm (Computer) zu sperren!

e-Mail Kommunikation

Grundsätzlich gilt: alle personenbezogenen Daten, die elektronisch übermittelt werden, müssen verschlüsselt sein. Die Mindestanforderung ist hier, bei Office-Dokumenten und PDF-Dateien ein Passwort für die Öffnung zu hinterlegen.

Besser ist es, die Daten als Anhang zu verschlüsseln und dann zu versenden. (z.B. mit encrypto https://macpaw.com/encrypto

Optimal ist die direkte Verschlüsselung mit dem öffentlichen Schlüssel des Empfängers.

Datenverarbeitung auf privaten Geräten

Voraussetzung für die Verarbeitung auf privaten Geräten ist unter anderem, dass ein hinreichender technischer Zugriffsschutz auf die gespeicherten Daten besteht. Insofern muss ein Passwortschutz eingerichtet werden. Durch ein abschließbares Arbeitszimmer muss sichergestellt werden, dass Mandantendaten nicht dem unberechtigten Zugriff Dritter ausgesetzt werden. Benutzen bspw. Familienmitglieder den PC, müssen Verschlüsselungstechniken angewandt werden sowie Sicherungskopien erstellt werden.

Entsorgung von Schriftgut

Überall, wo personenbezogene Daten verarbeitet werden, müssen Datenträger aufbewahrt, transportiert und nach Ablauf der Löschfristen vernichtet werden. Neben magnetischen Datenträgern (Disketten, Magnetbänder, Magnetplatten) und optischen Datenträgern (Mikrofiche, CD-ROM, WORM, MO) ist Papier weiterhin ein wichtiger Datenträger. Auch dürfen in diesem Zusammenhang die Farbbänder aus den Schreibmaschinen sowie den Ausweis-Druckern nicht unberücksichtigt bleiben! Auf Datenträgern gespeicherte personenbezogene Daten sind durch technische und organisatorische Maßnahmen zu schützen. Es ist zu verhindern, dass Datenträger unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können (Datenträgerkontrolle). Insbesondere Schriftgut, das von jedermann unmittelbar gelesen werden kann, sollte vor unbefugter Kenntnisnahme geschützt aufbewahrt werden. Diese datenschutzrechtlichen Forderungen sind in jedem Fall auch bei der Vernichtung bzw. Entsorgung nicht mehr benötigter Datenträger zu beachten.

Eine ordnungsgemäße Entsorgung erfordert auch das Aufstellen von Abfallbehältern, die vor einem unberechtigten Zugriff geschützt sind bzw. statt dieser den Einsatz eines Aktenvernichters oder eines Schredders. So kann vorbeugend ein eventueller Datenmissbrauch durch Unbefugte oder Achtlosigkeit der Mitarbeiter verhindert werden.

Sofern Unterlagen nicht archivwürdig sind, sollten folgende Grundsätze für eine datenschutzrechtliche Entsorgung von Schriftgut mit personenbezogenen Daten beachtet werden:

• Gesetzlich vorgeschriebene Löschungsfristen sind einzuhalten.
• Die Vernichtung von Schriftgut im eigenen Sachbereich mittels eines Aktenvernichters oder eines Schredders ist die einfachste und zugleich sicherste Lösung. Das Sammeln von zu vernichtendem Datenmaterial sollte immer in Behältern erfolgen, die vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
• Die Vernichtung sollte möglichst umgehend erfolgen.
• Wird mit der Entsorgung eine andere Stelle beauftragt, so handelt es sich hierbei um Auftragsdatenverarbeitung. Der Auftrag zur Vernichtung der personenbezogenen Daten, die Festlegung zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie die Zulassung von Unterauftragsverhältnissen sind schriftlich festzulegen. Der Auftraggeber trägt weiterhin die Verantwortung für eine datenschutzgerechte Vernichtung seiner Daten. Er sollte sich persönlich vor Ort von der sicheren Entsorgung seiner Daten durch den Auftragnehmer überzeugen.
• Die Einhaltung der Maßnahmen ist zu kontrollieren.

Auskunftsersuchen und andere Rechte der Betroffenen

Ein jeder Betroffener (Mitarbeiter, Kunde, Mitglied, etc.) kann folgende Rechte einfordern:

• Auskunftsrecht gem. Art. 15 DSGVO (Auskunft über die Daten)
• Recht auf Berichtigung gem. Art. 16 DSGVO (Korrektur von Daten zum Betroffenen)
• Recht auf Löschung bzw. Einschränkung gem. Art. 17 und 18 DSGVO
  Nach Art. 17 DSGVO kann ein Betroffener die Löschung seiner Daten fordern. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass nach §257 HGB und §147 AO Belege für eine gewisse Zeit aufbewahrt werden müssen. Dies gilt auch für den e-Mail Verkehr und die eingegangene Löschanfrage.
• Recht auf Datenübertragbarkeit Art. 20 DSGVO (Übertragung des Datensatzes in einem gängigen maschinenlesbaren Format)
• Widerspruchsrecht Art. 21 DSGVO (Widerspruch gegen eine zuvor erteile Einwilligung)

Bitte jedem Ersuchen ist bitte der Datenschutzbeauftragte bzw. die Geschäftsleitung zu unterrichten, denn die Regelfrist für eine Antwort beträgt 1 Monat.

sichere Passworte

• Bei Passworten gilt grundsätzlich: Je länger, desto besser.
• Passwörter sollten mindestens 8 Zeichen lang, dann aber komplex sein und aus Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffern sowie Sonderzeichen bestehen. Lange Passwörter ab 20 Zeichen können hingegen auch weniger komplex sein.
• Benutzen Sie einen Satz aus der Bibel samt Kapitel und Vers. Aus "Vater, in deine Hände befehle ich meinen Geist", Lukas Kapitel 23, Vers 46 wird bei Verwendung der ersten Buchstaben und der Nummern das Passwort VidHbimGL2346.

Datenpanne (Art. 33 DSGVO)

Eine Datenschutzpanne (Art. 33 DSGVO) ist jede “Verletzung des Schutzes von personenbezogenen Daten“ (nicht nur z.B. von sensiblen Daten wie aus dem Gesundheits- oder Bankenbereich). Immer wenn ein Hacker-Angriff vorliegt, wenn Angaben aus Versehen an einen falschen Empfänger geschickt werden oder wenn ein ähnlicher Fall vorliegt, in dem personenbezogene Daten einem Unbefugten zur Kenntnis gelangen, liegt eine Datenpanne vor.

Einzige Ausnahme: Die Daten waren verschlüsselt oder der Vorfall führt aus ähnlichen Gründen „voraussichtlich nicht zu einem Risiko“ für die Betroffenen.

Jeder, dem eine Datenpanne auffällt, muss diese unverzüglich der Geschäftsleitung oder dem Datenschutzbeauftragten melden. Diese Meldung kann formlos sein, muss aber das Datum und die Uhrzeit, wann die Panne passiert ist, enthalten.

Jede Panne muss bei der zuständigen Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden (!) gemeldet werden, nachdem sie bekannt wird. Wenn es länger dauert, muss die Verzögerung begründet werden.

Auch müssen diejenigen, die von einer Panne betroffen sind, ebenfalls informiert werden. Die Information der Betroffenen kann formlos erfolgen und unterliegt nicht einer Zeitvorgabe, sollte aber schnellstmöglich erfolgen.

Beispiele aus der Praxis:

• e-Mail Verteiler mit Adressen in CC und nicht BCC
• Gestohlener Laptop ohne verschlüsselte Daten
• Verlorener USB-Stick ohne Verschlüsselung
• Schmierpapier zum Malen für die Kinder enthielt Bewertungen auf der Rückseite
• e-Mail an Vereinsmitglieder, mit unverschlüsselten Daten vom ganzen Verein (unterschiedliche Reiter in Excel!)

Datentransport (§64 Abs. 3 Satz 8 BDSG)

Grundsätzlich gilt: alle personenbezogenen Daten, die elektronisch übermittelt werden, müssen verschlüsselt sein. Die Mindestanforderung ist hier, bei Office-Dokumenten und PDF-Dateien ein Passwort für die Öffnung zu hinterlegen. Dies gilt für e-Mails, USB-Sticks, Platten und Bänder jeder Art.

Wo ist der Datenschutz geregelt

Europaweit in der DSGVO, deutschlandweit als Ergänzung im BDSG.

Im StGb, §201 Vertraulichkeit des Wortes sowie §202 Briefgeheimnis.

Kunsturhebergesetz §§22 ff Recht am eigenen Bild.

Personenbezogene Daten (Art. 5 DSGVO)

Personenbezogene Daten können in Papierform, als Akte, als gesprochenes Wort, als bildliche Darstellung oder in digitaler Form vorliegen. In allen Formen ist die Verarbeitung der DSGVO unterworfen.

Datenschutz, die Erste

Hier werden wir in loser Folge Informationen zum Thema Datenschutz veröffentlichen.

Neben den einzelnen Informationen werden wir auch in 2024 mindestens 4 Kurse zum Thema Datenschutz anbieten.

Die neuesten Informationen stehen immer oben!